Порядок оформления документов

Сотрудник или преподаватель университета, получивший приглашение за рубеж для педагогической, научно-исследовательской  работы, стажировки, выступления с докладом на конференции или иной деятельности, связанной с его работой в БГПУ, готовит и представляет в отдел международного сотрудничества следующие документы:
•    докладная записка на имя ректора университета с указанием всех занимаемых должностей (совмещение, совместительство), места, сроков командировки с учетом проезда, условий финансирования (в том числе со стороны университета), обоснованием необходимости поездки;
•    задание на служебную командировку с подробным изложением целей и задач; (визируется курирующим проректором);
•    оригинал или копия приглашения (с переводом, если оно на иностранном языке), которое должно быть оформлено на фирменном бланке приглашающей организации и адресовано ректору или лично командируемому. В приглашении должны быть указаны точные даты проведения мероприятия, а также условия финансирования участия приглашаемого сотрудника или преподавателя БГПУ в данном мероприятии.
В случае, если приглашающая организация берет финансирование командировки на себя, в приглашении должны быть четко прописаны все расходы, которые она покрывает:
- расходы по проезду (туда и обратно);
- расходы по найму жилого помещения (бронирование и оплата гостиницы, места в общежитии и т.д.);
- расходы за проживание вне места постоянного жительства (суточные).  
Указанные выше документы подаются в отдел международного сотрудничества не позднее двух недель до даты предполагаемого выезда.
По возвращении из-за границы командируемому необходимо в 3-дневный срок представить в центр бухгалтерского учета и финансового обеспечения все финансовые документы и в 10-дневный срок в отдел международного сотрудничества – отчет прибывшего из служебной командировки за границу, утвержденный ректором университета.

Образец докладной записки "О командировании"

Образец докладной записки "О командировании + шенген"

Образец задания работников БГПУ

Образец докладной записки "О приеме + прошение о выдаче визы"

Образец докладной записки "О приеме"

Образец докладной записки "О стажировке + шенген"

Образец докладной записки "О стажировке"

Отчет МАКЕТ для работников БГПУ

Проект сметы

Обучающийся, получивший приглашение за рубеж для участия в международных образовательных, научных, культурно-массовых и спортивных мероприятиях, готовит и представляет в отдел международного сотрудничества следующие документы:
•    докладная записка о направлении за границу на имя ректора университета с указанием места и сроков проведения мероприятия, обоснованием необходимости поездки;
•    оригинал или копия приглашения (с переводом, если оно на иностранном языке); которое должно быть оформлено на фирменном бланке приглашающей организации и адресовано ректору университета. В приглашении должны быть указаны точные даты проведения мероприятия, а также условия финансирования участия приглашаемого обучающегося БГПУ в данном мероприятии.
•    паспортные данные (серия и номер паспорта, дата рождения, прописка) или копия последних двух страниц; табельный номер (номер договора); контактный телефон.
Докладная записка визируется деканом факультета, курирующим проректором.
В случае, если приглашающая организация берет финансирование поездки на себя, в приглашении должны быть четко прописаны все расходы, которые она покрывает:
- расходы по проезду (туда и обратно);
- расходы по найму жилого помещения (бронирование и оплата гостиницы, места в общежитии и т.д.);
- расходы за проживание вне места постоянного жительства (суточные).  
Указанные выше документы подаются в отдел международного сотрудничества не позднее двух недель до даты предполагаемого выезда.
По приезду из-за границы обучающемуся необходимо сообщить декану о своем возвращении, а тот, в свою очередь, поставить в известность отдел международного сотрудничества.

Образец докладной записки "О направлении"