Деловое письмо

Деловое письмо характеризуется наличием определенной структуры, в соответствии с которой располагаются составные части письма. Кроме того, необходимо владеть целым набором клише, принятыми для использования в официально-деловой переписке.

Адрес отправителя

Реквизиты отправителя располагаются в верхнем правом углу в следующей последовательности:

• название организации отправителя
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна
• дата

Адрес получателя

Реквизиты получателя располагаются слева в следующей последовательности:

• имя получателя (если известно)
• должность (если известно)
• название организации
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Обращение

Обращение располагается слева, а не в центре страницы. Письмо начинается со слова Dear, далее указываются имя и фамилия  с сокращенной формой вежливого обращения (e.g. Dear Mrs Ann Whitney).

Сокращенное обращение:

Mr (мистер, господин)

Dr (доктор)

Prof (профессор)

Mrs (миссис – для замужней женщины)

Miss (мисс – для незамужней женщины)

Ms (если не уверены в статусе женщины)

Если имя получателя неизвестно, то используется структура Dear Sir or Madam (Уважаемые дамы и господа).

Основная часть письма

После обращения основная часть письма начинается после двойного межстрочного интервала. Каждый новый абзац отделяется одинарным межстрочным интервалом.

В основной части письма могут использоваться следующие клише:

I am writing in connection with / to ask about … . - Я пишу в связи с / для того, чтобы спросить … .

I am interested in …  . - Меня интересует … .

I would like to learn more information about ... . – Я хотел бы узнать более подробную информацию о … .

Thank you for inviting me to take part in … . - Благодарю за приглашение принять участие в … .

Thank you for letting me know that … . - Благодарю за сообщение, что … .

In reply to your letter of … we are pleased to inform you that … . - В ответ на Ваше письмо от … мы рады сообщить Вам, что … .

We have the pleasure to inform you that … . - Имеем удовольствие сообщить Вам, что … .

I am writing to confirm that … . - Пишу, чтобы подтвердить, что … .

Сокращенные формы (I'll, I’m, he'd, etc.) в стилистике делового письма недопустимы.

Завершение

В завершение письма используются такие клише, как: We look forward to hearing from you. – Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем. With many thanks for your interest in this matter. – С благодарностью за Ваш интерес к этому делу. Your cooperation in this matter will be appreciated. – Ваше содействие в этом деле будет оценено.

Looking forward to continued cooperation. – Надеюсь на продолжение сотрудничества.

Заключительная формула вежливости

Заключительная формула вежливости указывается через два межстрочных интервала после текста письма и предваряет подпись отправителя. Если письмо начинается со слов Dear / Mr / Mrs / Miss / Ms с указанием имени адресата, то в качестве заключительной формулы вежливости используется клише Yours sincerely (UK), Sincerely yours (US).

Если в приветствии имя адресата не указывалось, а использовались нейтральные клише Dear Sir / Sirs / Madam, то используется заключительная формула вежливости Yours faithfully (UK / US).