Виды приказов в учреждениях дошкольного образования.

Приказ — это правовой акт, издаваемый ру­ководителем учреждения дошкольного об­разования, действующим на основе единонача­лия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. В зависимости от содержания приказы делят­ся на три вида: приказы по основной деятель­ности, приказы по личному составу, приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Не допускается объединение в одном распо­рядительном документе вопросов основной дея­тельности и по личному составу[1].

Сроки хранения приказов в учреждениях дошкольного образования

Каждый вид приказов имеет свои сроки хра­нения:

1)   по основной деятельности — постоянно (в учреждениях, являющихся источниками ком­плектования государственных архивов, негосу­дарственных организациях, у индивидуальных предпринимателей) или 10 лет (в учреждениях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов)2;

2)  по личному составу, которые, в свою очередь, делятся на две подгруппы, — 3 года после прове­дения налоговыми органами проверки соблюде­ния налогового законодательства3 и 75 лет4 (во всех учреждениях дошкольного образования);

3)  по административно-хозяйственной деятель­ности — 5 лет после проведения налоговыми орга­нами проверки соблюдения налогового законода­тельства5 (во всех организациях).

Нумерация приказов в учреждениях дошкольного образования

В пределах каждой из указанных групп при­казов в течение делопроизводственного (кален­дарного) года приказам присваиваются отдель­ные порядковые номера начиная с 1.

Аналогичное правило действует и в отноше­нии приказов по административно-хозяйствен­ной деятельности — к их порядковым номерам также добавляются соответствующие литеры, например «ад» или «ахд». К регистрационным номерам приказов по основной деятельности до­полнительные поисковые признаки (литеры, циф­ры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы со­кращений типа «од» («основная деятельность») является излишним.

Это важно

Во избежание путаницы к порядковым но­мерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» (к прика­зам 75-летнего срока хранения) или «л»

(к приказам 3-летнего срока хранения)6.

Приказы по основной деятельности учреждений дошкольного образования

Как правило, приказы по основной деятель­ности издаются по вопросам:

·       создания, реорганизации или ликвидации учреждения образования;

·       утверждения (изменения) структуры и штат­ной численности, штатного расписания; сокращения штатной численности и (или) штата работников;

·       создания структурных подразделений;

·       создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий;

·       установления режима работы учреждения образования и внесения изменений в него;

·       утверждения (изменения) локальных норма­тивных актов учреждения образования (ин­струкций, правил, положений, регламентов);

·       утверждения внутренних типовых форм до­кументов учреждения образования; аттестации персонала;

·       делегирования полномочий;

·       распределения зон ответственности между работниками учреждения образования; планирования деятельности учреждения обра­зования, а также осуществления контроля за деятельностью (отчетность);

·       информационного и документационного обе­спечения деятельности учреждения образо­вания и т.д.

·       о создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комис­сий в учреждениях образования;

·       о проведении аттестации работников;

·       о планировании деятельности;

·       о контроле за деятельностью (отчетности);

·       об установлении режима работы и внесении изменений в него и др.

Круг вопросов, по которым издаются при­казы по основной деятельности, в значитель­ной степени определяется задачами и функ­циями деятельности, правами и обязанностями учреждения дошкольного образования, его орга­низационно-правовой формой и другими осо­бенностями.

ОФОРМЛЯЕМ ПРИКАЗ.

Приказ по основной деятельности оформля­ется на общем бланке формата А4 или на специ­альном бланке для приказа.

Государственные организации обязаны использовать гербовые бланки и оформлять реквизиты общего бланка продольным способом на двух государственных языках.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и ис­пользования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями.

Как оформляется заголовок приказа по основной деятельности?

Заголовок приказа по основной деятельно­сти выражается с помощью предлога «о» («об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Примеры оформления заголовков приказа

О проведении аттестации руководителей и специалистов.

О создании экспертной комиссии.

О проведении инвентаризации основных фондов.

Об утверждении должностных инструкций работникам отдела кадров.

Как оформляется констатирующая часть приказа по основной деятельности?

Согласно п. 99 Инструкции по делопроизвод­ству2 текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констати­рующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, за­дачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях» и т.п.

Если приказ издается на основании или во ис­полнение нормативного правового акта Респуб­лики Беларусь или распорядительного докумен­та вышестоящей организации, то в констатиру­ющей части дается ссылка на этот документ с указанием его наименования (в именительном падеже), даты регистрационного индекса и за­головка, а в отдельных случаях и краткого содер­жания документа.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Пример оформления констатирующей части приказа

В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от…№…»О…».

Основание: постановление Совета Министров Республики Беларусь от…№…

Как оформляется распорядительная часть приказа по основной деятельности?

Распорядительная часть приказа по основ­ной деятельности начинается словом «ПРИКА­ЗЫВАЮ», которое печатается прописными бук­вами от границы левого поля, без кавычек и без разрядки (пробелов между буквами). Перед распорядительным словом знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи с констатирующей частью.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министер­ства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по делопроизводству).

Текст распорядительной части приказа начи­нается с новой строки с абзаца.

Если исполнение приказа предполагает вы­полнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пун­ктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме: • исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение, указывается в дательном падеже);

•       предписываемое действие, выраженное глаго­лом в неопределенной форме;

•       срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с раз­ными сроками исполнения, то в отдельном пункте (пунктах) указывается исполнитель (исполнители), а подпунктами определяются действия и сроки.

Оформление распорядительной части приказа

ПРИКАЗЫВАЮ:

1….

2.Заместителю заведующего по основной деятельности Е.А.Кисель;

2.1. Разработать типовое положение об аттестации руководителей и специалистов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения—01.06.2016.

2.2. Разработать инструкцию о порядке исчисления стажа работы по специальности (в отрасли) работников учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения—29.06.2016.

3….

Для приказов по основной деятельности с большим количеством пунктов текст распоря­дительной части может оформляться в виде таблицы:

Распорядительная часть приказа заканчива­ется, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответ­ственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.

Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением приказа возложить на ...». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в ви­нительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это зна­чит, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, издавший приказ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Формулировки в виде «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» не допускаются.

Руководителям учреждений дошкольного образования необходимо знать, что в случае отмены приказом ранее изданного распорядительного или организационного документа (его отдельных вложений) в приказе даётся ссылка на отменяемый документ или его пункты с указанием даты этого документа, его регистрационного индекса и заголовка.

Признать утратившим силу приказ заведующего от …№… «О…».

Как оформлять приложения к приказам по основной деятельности?

Отметка о наличии приложения как отдель­ный реквизит в приказах по основной деятель­ности не оформляется. Указание на наличие при­ложения дается в тексте приказа, например:

•       если приложение одно — «согласно приложе­нию», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» и т.д.;

•       если приложений несколько — «(приложе­ние 1)», «(приложение 2)», «согласно прило­жению 1», «согласно приложению 2» и т.д. При наличии нескольких приложений они

нумеруются арабскими цифрами и в тексте при­каза при ссылке на приложение указывается его номер.

Как необходимо визировать приказы?

Согласно п. 61, 100 Инструкции по делопро­изводству проекты приказов подлежат визирова­нию исполнителями и заинтересованными долж­ностными лицами.

Перечень лиц, визирующих проект приказа, определяется руководителем учреждения дошколь­ного образования исходя из его содержания и тре­бований нормативных правовых актов. Перечень лиц, визирующих проект приказа, зависит от орга­низационной структуры, а также существующего в учреждении дошкольного образования разгра­ничения компетенции.

Обязанности по визированию проектов при­казов закрепляются в локальных нормативных правовых актах учреждения дошкольного образо­вания (инструкции по делопроизводству, должно­стных инструкциях работникам, табеле унифи­цированных форм документов и т.д.).

Первым, как правило, визирует проект при­каза исполнитель, т.е. должностное лицо, его под­готовившее.

Это важно!

При несогласии визирующих с содержа­нием приказа или отдельными его положе­ниями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями. Заме­чания излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значитель­ном объеме замечания излагаются на от­дельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». Отказываться от визирования проекта при­каза запрещено.

Пример оформления виз и замечаний к приказу

Заместитель заведующего по основной деятельности

Подпись   Н.Н.Новикова

25.06.2016

С проектом не согласна. Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита «Под­пись» на лицевой стороне последнего листа пер­вого экземпляра приказа слева.

Проекты приказов также допускается визи­ровать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

Подписание приказа руководителем учреждения дошкольного образования

Согласованный проект приказа (с замечани­ями визирующих лиц, если они имеются, и за­ключением составителя на замечания) представ­ляется на подпись руководителю учреждения дошкольного образования, от имени которого он издается.

Право подписи приказа определяется в уста­ве (положении) учреждения дошкольного обра­зования, иных локальных нормативных право­вых актах.

Во всех ли случаях необходимо ознакомление с приказом работников учреждения дошкольного образования?

Согласно п. 99 Инструкции по делопроизвод­ству в приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Однако при необходи­мости ознакомления с содержанием приказа всех работников учреждения дошкольного образова­ния пункт «Приказ довести до сведения всех ра­ботников» обязателен.

Факт ознакомления работника (работников) с приказом документируется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой работником (работниками) на последнем листе приказа и содержащей слова «С приказом ознакомлен (а, ы)», собственноручную подпись работника (работников), расшифровку подписи и дату ознакомления с документом.

С приказом ознакомлен       Иванов                       О.В. Иванов

                                                                                  26.06.2016

Вместо указанной отметки факт ознакомле­ния может документироваться на отдельном ли­сте ознакомления. Составление листа ознаком­ления целесообразно в случае отсутствия необ­ходимого места на самом документе. Указанная форма листа ознакомления при необходимости может быть дополнена графой «Должность ра­ботника».

Примерная форма листа ознакомления

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с приказом от_____№_____

Как оформляется дата приказа по основной деятельности?

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подпи­савшим,--руководителем учреждения дошкольного образования.

Дата в приказах оформляется цифровым способом, например: «20.06.2016». Цифровой способ используется не только при оформлении реквизита «Дата», но и при указании дат в тексте при­каза, а также во всех других реквизитах (визы, отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело и др.).

Как правильно регистрировать приказы по основной деятельности?

Подписанный приказ подлежит регистрации.

Регистрация приказов по основной деятель­ности осуществляется отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу (подп. 142.3 п. 142 Ин­струкции по делопроизводству). Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Реги­страционным индексом приказа по основной де­ятельности является его порядковый регистраци­онный номер, присваиваемый ему в пределах де­лопроизводственного года. Приказы по основной деятельности определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистриро­вать отдельно. В таком случае к регистрационному индексу приказа добавляется условное буквен­ное обозначение. Порядок регистрации приказов по основной деятельности, в т.ч. использования условных буквенных обозначений при отдельной регистрации определенной разновидности прика­зов, закрепляется в инструкции по делопроизвод­ству учреждения дошкольного образования.

Приказы по административно- хозяйственной деятельности

Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности учреждений дошкольного образования, можно определить в соответствии с Перечнем № 827, в котором имеются самостоятельные главы: гл. 28 «Административно-хозяйственные вопросы», гл. 29 «Эксплуатация служебных зданий, помеще­ний», гл. 30 «Охрана организаций, гражданская оборона», гл. 32 «Организация внутренней свя­зи» и др.

Приказы по личному составу учреждений дошкольного образования

Приказы по личному составу учреждений до­школьного образования документируют основные кадровые процедуры, как то: прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взы­сканий, командирование, оказание материальной помощи и т.п.

Сроки хранения и литеры приказов по личному составу учреждений дошкольного образования

[1] См.: п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по делопроизводству).